关于印发《江西服装学院本科教学工作合格评估材料整理归档要求和规范文本格式》的通知
校属各部门、各学院：
我校将于2019年接受教育部本科教学工作合格评估，为规范评估材料的整理与归档工作，现将《江西服装学院本科教学工作合格评估材料整理归档要求和规范文本格式》印发给各院（部），请各院（部）遵照执行，具体内容参照附件1。
附件1：江西服装学院本科教学工作合格评估材料整理归档要求和规范文本格式。
江西服装学院评建办公室
2018年4月12日
江西服装学院评建办 2018年4月12日印发
附件1：
江西服装学院本科教学工作合格评估材料
整理归档要求和规范文本格式
为使我校本科教学工作合格评估材料收集与整理工作规范化、制度化，特制定本规范。
一、评估材料整理原则
评估材料的基本要求是：客观、真实、规范、有序。材料的收集、整理、补充及完善是一个逐渐推进、循环往复的过程，需逐步完善。评估材料的收集、补充、整理和编撰要坚持以下五项原则：
（一）针对性原则
评估材料准备要依据评估指标体系，紧扣指标及观测点的内涵，切实体现学校改革与发展的主题，按照要求组织材料；做到每一级指标体系，每一个观测点都有充分的支撑材料，材料要重点突出，有说服力。在说明问题和反映工作全貌的前提下，力求简洁明了。
（二）真实性原则
各项材料要实事求是，不弄虚作假，做到真实可信，有据可查；要精练，突出特点、优势和成绩；需要原件的，要提供原件。对已经遗失的材料要提交情况说明，并报评建办备案；对已完成但材料不全的工作，需补全材料；对没有开展或正在开展但未完成的工作，要本着以评促建的原则加强整改建设。
（三）层次性原则
各项材料总体思路要清晰，突出主线，明确重点，主体材料、依据材料和原始材料条块明晰、层次分明。主体材料要有依据材料支撑,依据材料要有原始材料支撑。
（四）规范性原则
评估材料的收集、整理、撰写、归档要按照学校统一规范要求进行。数据统计要符合评估方案及指标内涵说明的要求；材料目录设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要符合学校统一的规范要求。
（五）一致性原则
全校各单位材料，各层次材料的相关内容，在文字表述和数据上要做到一致，避免文字材料、数据之间的矛盾与错位。当出现数据和表述不一致时，由负责该项指标的职能部门予以确认和统一。
二、评估材料的类型
（一）评估材料的三个层级
1.学校层面材料
学校层面的支撑材料由评建办公室负责总体收集和整理。学校各有关单位按照评建办提供的《江西服装学院本科教学工作合格评估任务分解及支撑材料目录（一）》（以下简称支撑材料目录（一））将相关原始材料提供给评建办。“支撑材料目录（一）”中所列项目按照各单位现有原始材料准备，未列及但与指标体系相关的项目支撑材料也一并整理上报。评建办将按照实际收集的材料进行归类整理并形成最终的材料目录。
2.责任部门材料
责任部门材料包括两部分：一是按二级评估指标及观测点分工，由责任部门负责提供样表，归口汇总的材料，包括状态数据的调查、审核、统计和分析，以及每一个二级指标及观测点的综述材料、专项自评报告等；二是各职能部门日常运行的原始材料。
3.教学院（部）材料
教学院（部）是教育部专家组考察评估的重要对象，同时是学校评建工作的主体单位。各学院要有针对性地收集与整理本单位相关原始信息资料，主要包括两部分：一是自评材料，包括学院自评报告、汇报报告、材料目录等；二是支撑评估指标的学院材料体系，该部分材料参照“支撑材料目录（一）”收集、整理和归档。各学院要注意教学过程的制度建设、教学原始材料档案和学院特色材料的准备。
（二）评估材料的三个层面
1.主体材料：主要是自评报告、状态数据分析报告和支撑材料目录。
2.依据材料：主要是支撑自评报告的材料,包括针对评估指标及观测点的综述、总结、综合分析、说明及相应数据统计等。
3.原始材料：原始材料主要是反映教学工作过程的原始运作材料,包括相关文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、工作记录、表册、教学基本文件、教师教学档案和学生的考试试卷、实验报告、实习报告和毕业论文（设计）等（一般应采用原件，以体现材料的真实性)。
（三）评估材料的种类
1.文字材料：指既往形成的诸如教学计划、工作计划、实施方案、活动记录、成果总结、媒体报道等历史性文档材料和现时评估建设中产生的成果材料、经验总结或各部门的《自评报告》等文稿，以及提供给教育厅、教育部专家组考察评估的相关展示性文本材料。教学工作中形成的材料一般应按照自然年度收集、整理、汇总、统计、分析、总结。
教学部门要高度重视教学过程成果性材料的整理，此类材料为重点备查材料，如：课程教材目录；课程教学大纲及实践环节指导书；学生毕业设计（或论文），课程设计；课程的试卷及考试分析、学生成绩单；专业建设、师资建设、课程建设、实验室建设等，该类型的材料的整理要按照学校有关要求执行。
2.统计材料：指本科教学工作或活动中形成的原始性状态数据，以及与学校职能部门或学院本科教学工作有关且需提供给教育厅、教育部专家组考察评估的各类统计表格、报表和名册。
3.电子材料:学院及各部门收集的各种电子文本、图片及上网材料。
4.声像材料:照片、视频、声像光盘等。
5.证书材料:各种荣誉证书、获奖证书、成果鉴定证书、锦旗、奖杯等。
6.实物材料: 获奖作品、科技作品、毕业设计作品、著作、教材、高级别论文期刊等。
7.能反映教学工作水平和人才培养质量的其他材料。
三、材料收集、整理与编撰的时限
根据教育部要求，本科教学工作评估材料的收集、整理与编撰，其时限一般为近三年。统计时间分时期数和时点数，时期数又分自然年和学年。其中，关于教学科研实验仪器设备、教学经费使用及其相关状态数据的统计，以自然年计算，即自2016年起至2018年止（统计起止时间为当年的元月1日至12月31日），如财务、科研和图书信息按照自然年度时期统计汇总数；关于专业建设、课程建设、学风建设、教学管理等软件项目建设和师资队伍结构、教学改革实践活动等以学年度计算，即2016～2017、2017～2018、2018～2019三个学年度（统计起止时间为当年的9月1日起至次年的8月31日止）如教学信息；关于在校生数、教职工数、占地面积、固定资产总值等以时点计算，即截止至当年9月30日产生的指标数据的统计；专业办学工作总结或专业人才培养质量分析报告以一个培养周期（四年）为单位。
四、迎评材料整理要求
（一）迎评材料目录设置与格式
1.目录设置
评估材料目录共分为五级：
一级目录：普通高等学校本科教学工作合格评估指标体系（教高厅[2011]2号文中的一级指标）；
二级目录：普通高等学校本科教学工作合格评估指标体系（教高厅[2011]2号文中的二级指标）；
三级目录：普通高等学校本科教学工作合格评估指标体系（教高厅[2011]2号文中的主要观测点）；
四级目录：为说明“基本要求”的自评依据材料类目；
五级目录：为说明“四级目录”所需的支撑材料类目（或原始支撑材料目录）。
2.目录格式
一级目录：编号为“1”、“2”、“3”、……等；
二级目录：编号为“1.1”、“1.2”、……“2.1”、“2.2”、……等；
三级目录：编号为“1.1.1”、“1.1.2”、……“1.2.1”、“1.2.2”、……“2.1.1”、“2.1.2”、……等；
四级目录：编号为：“1.1.1-1”、“1.1.1-2”、……，“1.1.2-1”、“1.2.1-1”……等；
五级目录：编号为：“（1）”、“（2）”、“（3）”……等；
（根据材料整理的实际情况，目录可自行增减）
例：1.办学思路与领导作用（一级目录）
1.1办学定位（二级目录）
1.1.1学校定位与规划（三级目录）
1.1.1-1学校历史沿革与现状（四级目录）
（1）学校历史沿革及现状概况（五级目录）
注：根据各部门整理材料的实际情况，第五级目录可自行增减。
（二）文字材料的排版规格
注：公文格式参照江服评建字[2017]5号《关于规范评建文档格式的通知》，支撑材料文字排版格式参照如下要求：
1.纸型
文字材料用纸一般采用国际标准A4型（少量较大的统计表格可用A3型）。文字资料版面方向以纵向为主，表格资料版面可根据需要纵向、横向均可，页面设置采用默认设置，即上下边距均为2.5cm，左页边距为2.5cm，右页边距为2.5cm，装订线位置为左。
2.页脚
所有材料均在页脚处加注页码（居中、宋体小五号、“第1页”）。
3.方向
Word文档一律使用纵向，Excel文档表格列宽过大的可使用横排。一般材料采用A4纸竖向单面打印（表格等需要横向打印的除外）。
4.标题
材料标题中文用宋体（英文与数字使用Time New Roman字体），小二号加粗（如有副标题，用三号加粗）；行距1.5倍。标题可分一行或多行。如需分行，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。
5.正文
材料正文用宋体（英文与数字使用Time New Roman字体），四号。正文在标题下空一行，每自然段首行缩进2个字符，回行顶格，行间距为25磅，表格内文字的字号、行间距可适当调整。（表格材料的字体、字号酌情处理，建议用五号宋体字，表格尽量竖排，做到整齐美观，表中的双名中间空一格，如张三、写为“张 三”）。表名在表格上方，居中。（如有图片，图名应在图片下方，居中)。 标题结构层次数，第一级为“一、”，第二级为“(一)”，第三级为“1.”，第四级为“(1)”, 第五级为“①”。结构层级超过五层的可自行根据情况设置，原则上不超过五级，所有标题独立成行，不加标点。
6.落款
文中一律使用规范化全称，不能使用不规范简称。凡需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署单位全称，在下一行相应处标识日期。单位全称如：服装设计学院；不能署“设计学院”。日期的标示格式统一为：如“2017年3月5日”。文中签名落款一律使用黑色中性笔，以备保存。
7.WORD文档命名规则
“归属材料目录+文件名”，如“4.2.2-1（4）江西服装学院教师教研工作量计算与考核办法（试行）”，其中，“4.2.2-1（4）”为该文件所属的材料目录。
8.装订位置
文件装订位均为左订两枚订书针，在距纵向打印纸张上、下边缘8cm处各订一钉，书钉距纸张左边缘3mm至8mm。装订位置应掌握在左侧页边内1-1.5厘米左右，装订两个钉书针，装订位置为左侧页边的1/3,2/3处为宜。汇编材料首页为封面，次页为目录。
注：对各单位收集整理的过往原始支撑材料的格式不做统一要求。
(三)数据表格
数据较多或纯数据形式的材料统一使用EXCEL表格。文档命名规则与WORD文档一致。表格标题栏中用宋体（英文与数字使用Time New Roman字体），14磅加粗，行高40磅。表头项目名中文用宋体（英文与数字使用Time New Roman字体），11磅加粗，各项数据中文用宋体（英文与数字使用Time New Roman字体），11磅。表头与数据列行高不低于20磅，可根据实际内容适当调整。数值类型可采取常规、数值、文本等，数值型数据小数位数设为2，对齐方式为垂直、水平居中。表中无内容的一律空白，表内数字或文字有连续重复，不能用“同上”、“同左”等字样。
（四）度量单位及文本中的数字
1.材料中所出现的度量单位要按国际标准度量单位，如面积用“平方米”等；量词应统一，如图书用“册”，计算机用“台”，座位用“个”等。小数点后面统一保留两位有效数字。
2.文本中出现的两位及其以上数字统一用阿拉伯数字表示，年
份日期也使用阿拉伯数字，不能简化（如2016年11月，不能写为二0一六年十一月或16年11月）。
（五）综述材料
观测点综述材料的写作要点：观测点综述材料属于命题式写作，结合各观测点的内涵，要求开门见山，直述主题，对某项工作进行综述，避免过多的陈述和解释；综述应包括前言、主体、结语三个部分。
1.前言。要求直接点明该综述要介绍什么、说明什么；
2.主体。主体部分可分为若干层次，每个层次说明一个主题，层次之间用一个小标题分开；文字量较少的综述，主体部分可以不分层次，而用段落区分。特点是语言精炼，概述性较强。
3.结尾。应采用总结式，对该观测点的工作给予简明的总结，即：对该观测点给出定性和定量的评价。
（六）附件：文件资料如有附件，在正文下空一行，左空两个字符，用四号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.XXXXXX”），附件名称后不加标点符号。对于数量较多不便统一分装的背景材料应标明保存地点（如试卷、论文、影像资料等）。凡正式文件、材料需要必须落款加盖公章，需落款的材料应署成文单位全称，同时打印成文日期。
（七）照片材料：照片材料分类装袋或装册，并简要注明：时间、地点、人物、内容、摄影者等信息。照片要求分辨率是2100*1500像素，尺寸是7*5英寸。对各单位收集整理的过往原始支撑材料的照片不做统一要求，但要保证画质清晰。
（八）实物材料：实物材料（如获奖作品、科技作品等）须拍制照片，列出清单。清单内容包括：时间、内容（名称）、作者及颁发单位。实物暂由有关部门陈列保管。
（九）证书、奖状、聘书等：校级以上证书、奖状、聘书等将原件扫描、照相后制作成电子文档存档，并注明形成时间、内容（名称）、作者及颁发单位。另用A4纸打印，以便与相关材料配套。
（十）录音、录像材料：录音、录像材料要注明内容、录音（像）时间、录音（像）人、带长（分钟），要求制作为数据光盘（DVD、VCD、CD等）。
五、迎评材料的管理要求
评估材料的保管由各职能部门、各学院（部）指定专人负责，并注意以下几点：
（一）各学院（部）须配置本科教学工作评估档案材料文件柜，并指定专人管理，做好防火防潮、防盗，用于存放、陈列各类评估材料。
（二）各单位的评估材料以《江西服装学院本科教学工作合格评估任务分解和支撑材料目录》为依据进行分类整理、编号，装入文件盒。文件盒盒面和盒脊应贴有临时标签（正式标签由校评建办公室另行设计），标明内装材料所属的一级指标、二级指标、主要观测点和为说明“主要观测点”所需要的支撑材料目录名称，标明文件盒的编号。
（三）每个文件盒内首页为打印的材料目录，列出材料清单，盒内各种材料按目录顺序放置。
（四）各学院（部门）要明确评建期间信息采集、分析、材料整理、归档、管理的工作流程和责任人，对评建材料妥善保管，以防缺失。责任人要熟悉评建材料的内容与材料的陈列位置，在需要的时候能够快速查找到相应的材料。
（五）评估材料的借阅必须办理等级手续，并限期归还，归还时由管理人员当面点清，并在借阅本上进行注销，放回原来的位置，严防丢失。
六、其他相关要求
（一）各职能部门、各学院（部）注意积累教学、管理和工作过程性材料，如各种重点工作，工作计划、总结、典型材料，工作成绩等。做到原始性，真实性、针对性、丰富性，已经形成的原始材料不得随意改动。
（二）学校下达给各相关单位（部门）收集、整理和归档评估支撑材料的任务，主要基于工作职能分工与过程性积累的考虑。学校所有单位和部门都有义务按照评估指标体系的要求将与自身工作有关的原始支撑材料、整理和汇总，并及时提供给相应的责任部门汇总归档或自行归档。
（三）各单位（部门）提交的统计数据必须和学校上报发布的数据一致，所有的数据必须有支撑材料说明，支撑材料要齐全、准确。
（四）所有收集、整理出来的材料（尤其是综述材料），都必须有据可查，要注意收集原始依据材料。各单位（部门）领导及相关工作人员，对材料名称、来源、原始依据都必须做到心中有数，要做到说得出、理得清、拿得出。
（五）各相关单位（部门）提供给学校层面的所有文件材料及数据等纸质材料均应同时报电子版，同时自行备份留存。
七、材料的报送程序
各学院（部门）上报学校的材料实行责任领导负责制，各种材料及报表必须由责任领导签字后在限定时间内报送纸质和电子版，并在评建办的《江西服装学院本科教学工作合格评估材料报送登记表》上登记。
八、其他建议
（一）对于体现本单位（部门）特色材料和亮点材料，要另外装订成册；
（二）所有材料要求分类准确，编目清楚，排版整齐美观，存放有序，保证在本科教学工作合格评估中专家调用材料方便、快捷。
